周辺領域も含めた広めの専門性の育成と業務の標準化

「任せられる人がその人しかいない」といった状況は、特定の社員の長時間労働や休暇が取得しにくい状況を発生させるとともに、企業にとっても組織運営上のリスクにつながることから、周辺領域を含めた広めの専門性の育成を行う。また、標準化できる業務については、マニュアル等を作成し、業務の平準化を図る。相互フォローが可能な体制を作ることにより、休暇取得時の業務フォローアップも可能となり、休暇の取得促進の効果も期待される。

業務の組織的遂行体制の構築（ペア制など）

業務を社員一人で抱え込む状況は、その社員が不在になれば担当業務が停滞するなど、会社組織としてリスクを含んでおり、また、業務の抱え込みそのものが働き方・休み方の改善に向けた課題とも考えられる。 そのため、業務を組織的に遂行する体制を整備する。例えば、営業における顧客対応を主担当、副担当等複数で担当することとし、主担当が不在の場合は副担当がバックアップする等、組織的に対応する体制を構築する（ペア制など）。併せて、人事評価において個人業績に加え、部門の業績を評価の対象とするよう検討する。

部門間の業務の平準化や棚卸、多能工化の促進

各部門・職種において必要とされるスキル等は異なるが、部門間・職種間で人材を融通しあえる仕組み作りを行うことが望ましい。そこで、各人の業務不可を見える化し、長時間労働につながる、負荷が重い業務については、業務分担の調整を行い、業務の平準化・簡素化や、基本スキル共有化のための研修、部署間ローテーション等の実施を検討する。

業務の棚卸による中間管理職の業務負荷の軽減

中間管理職が担っている業務の棚卸を行い、必要な業務か不要な業務課の選別を行い、不要な業務を廃止することで、業務負荷の軽減を図る。上記で足りない場合は、必要な業務のうち中間管理職が行うべき業務を選別し、一部の業務を上司や部下に振り分けることで、中間管理職の業務負荷軽減を図り、部下の労務管理を実施できる体制を整備する。また、プレイヤーとしての仕事とマネージャーとしての仕事の割合をある程度決めておく。

ライフイベントに応じた柔軟な休暇制度の設定や、勤務時間選択制度、テレワーク導入などの柔軟な働き方の推進を行う

時間単位での育児看護休業を自由に選択できる制度や、介護休業の分割取得、失効する年次有給休暇を60日まで積み立て、特別の事由がある場合に利用可能な「積休」制度など、ライフイベントに応じて柔軟に休暇を取得できるように制度を整える。
また、時間や勤務場所に制約がある従業員も働き続けられるよう、個々の事情に応じて複数のパターンから勤務時間を選択できる「勤務時間選択制度」や、ICTを活用したモバイルワークや在宅勤務などの「テレワーク」の導入など、柔軟な働き方の推進を行う。

業務引継ぎの効率化

異動や育児休暇等の際に、引継書を作成して、引継ぎ時の負担軽減を図る。
引継書は、業務全体が俯瞰できるものとし、業務の流れ、社内外の関係者とのつながり等を明示する。また、資料については、資料一覧と格納先をリストアップし整理しておく。引継書の作成手順については、過去に作成したものをベースに、より効率的に作成できるよう、平準化や改訂を行う。

社員意識調査による休暇に対する意識の収集、分析

社員の休暇取得に関する意識をアンケートや面談等で調査し、結果を分析する。社員の休暇に対するニーズや休暇の取得が進んでいない理由等を参考に、取得日数の底上げを図るための対策を講じる。

顧客のニーズ調査とそれに応じた勤務時間、営業時間の見直し

顧客のニーズを調査し、ニーズに応じて勤務時間・営業時間を見直したり、フレックスタイム制を導入するなど、現在の業務の量や質などを分析した上で営業方針を検討する。

閑散期などを中心に年次有給休暇の計画的付与制度導入

年間計画に沿った休暇以外の休暇取得が難しい場合、閑散期を中心に、年次有給休暇の計画的付与制度を活用し、飛び石連休の間の出勤日を取得推奨日として連続休暇とする等、年次有給休暇の取得しやすい環境を作る。

効率指標としての「時間あたりの成果」を人事評価項目に加える

「時間あたりの成果」を人事評価項目に加え、「時間」ではなく「効率性」で評価するように制度設計することで、社員の行動パターンの変化を促す。

人事評価項目にワーク・ライフ・バランス管理に関する項目を設定する

従業員の人事評価項目の一部に、自身のワーク・ライフ・バランス管理に関する項目を組み込む。
本人のモチベーション等にも配慮した上で、仕事の量、質、裁量度を考慮した上で所定外労働時間や年次有給休暇に関する個人目標値を設定し、達成度合いを人事評価にも反映させることで、社員全体のワーク・ライフ・バランスに関する意識を高める。 また、業務を効率的に遂行することができるように意識づけ、その行動を評価項目として評価することを検討する。

家族・求職者向けイベントの企画・仕事内容のアピール

家族・求職者参加型の社員イベント、取引先協力の下での職場見学等を通じて、社員の家族や求職者へ同社業務の理解を促すとともに、社員にさらに自社への「誇り」を感じてもらえるよう工夫する。

多様な人材を活用することを目的とした労働環境改善方針の策定と、トップによるメッセージ発信

人手不足状況においては、高齢者や女性の活躍が期待されていることから、人員確保のためには、多様な人材が働き続けることができる労働環境を整備することが必要である。このため、具体的な労働環境改善の方針を明確化し、トップからその方針について内外に発信することで、労働環境の改善を推進する。

働き方・休み方に関するデータと業績の関係や、組織単位の生産性等について分析を行う

働き方・休み方に関するデータと組織単位の業績や生産性に関するデータとの関係について、分析を行う。業績を維持または向上させつつ、ワーク・ライフ・バランスの取組みを進めている組織、年次有給休暇が取れている組織について、取組みがうまくいっている要因を分析し、それを社内に共有する。

トップが所定外労働削減・年次有給休暇取得促進を徹底する方針について発信

全社で一元的な所定外労働削減、年次有給休暇取得促進の取組みを進めるためには、これらを経営課題の一つとして位置づけ、会社の経営方針の実現に重要であるという認識及び改善に向けた取組みの方針について、経営トップの全社に向けた発信が不可欠である。発信の媒体は社内イントラネットや社内報など様々な媒体を活用し、全社員に届くよう工夫する。

管理職の長時間労働を解消する仕組みの導入

管理職を対象とした定時退社推奨日、定時退社推奨月間の設定等、管理職に対して定時退社を促す仕組みを検討する。

管理職による所定外労働の事前承認制を設ける

所定外労働を行う場合は、管理職への事前申請・承認を要することとし、部下は、終業時刻前に、
①業務内容と残業する理由、②残業予定時間を上司に申請するルールを設ける。
管理職は部下からの所定外労働の申請に基づいて、本当に当日実施することが必要な業務か否かを判断し、必要と判断した時間についてのみ承認することで、部下の長時間労働の抑制に繋げる。ルールの適用にあたっては、申請やチェックに手間がかかると考えるのではなく、長時間労働の抑制のためには、必要でない所定外労働を無くすための手続きが必要であることを伝える。

「記念日休暇」、「誕生月休暇」等のアニバーサリー（メモリアル）休暇を設ける。

就業規則に、「記念日休暇」、「誕生月休暇」等のアニバーサリー（メモリアル）休暇を規定し、制度化する。制度の運用にあたっては、記念日の対象となる社員をきちんと把握したうえで、該当者に希望日をヒアリングし必ず反映する、誕生月が繁忙である場合などは、前後の月への休暇の振替を前もって行うことにより業務への影響を最小限に抑えるなど、休暇の利用を促進するための柔軟なルールを定め、実行する。