●属人化を解消し、「無駄」を省き、「効率」を上げたい

以前から人事・労務に関する業務を担当してきましたが、「働き方改革」というテーマはよく耳にして興味はあるものの、しっかりと向き合うような経験がありませんでした。いつかは自社でも取り組んでみたいという漠然とした思いがあり、富山県が主催する「働き方改革」に関連するセミナーを探して積極的に参加し、アンテナを張っていました。

そんな矢先、2021年（R3）の働き方改革実践モデル企業の最終報告会を動画で見て、県が主導でコンサルティングを無料で受けられることを知り、「この機会を逃すわけにはいかない！」と思ったのがきっかけでした。ただ、社内では前例のないものに対しては腰が重たかったので、他社での取組みの事例を紹介したり、プロのコンサルティングを受けられるメリットを説明することによって、会社の了承を得ることができました。

●「見える化」と「仕分けの再構築」が残業を減らした

働き方改革は、すぐに売上向上に直結するプロジェクトとしてイメージしにくいことから、総務部以外だと何をしたら良いか見当がつかない人も多いだろうと思い、まずは総務部での働き方改革に取り組みました。総務部は個々が独立した業務の専門家、という感じで仕事を進めているため、横のつながりが希薄になりがちで、業務の負担に偏りが出ても、あまりフォローできるような体制になっていませんでした。

そこで、各々の業務内容を書き出し、棚卸をすることによって業務内容の明確化と、事例の共有化、つまり「見える化」をしてみました。そうすることでお互いの業務を分担できることがわかり、改めて担当業務の「仕分けの再構築」も行うことができました。この取組みが属人化の解消につながり、1つの業務を2人以上でカバーすることで協力体制ができ上がり、労働時間も短縮されました。相乗効果としては、多忙な所属長の「業務を軽減」をすることもできました。

●「なくそう・変えよう」の「カエル会議®」

「見える化」の次は、カエル会議を定期的に行い、「なくそう・変えよう・こういうことがやりたい」の検討会を中心にして意見を出し合い、優先度の高いものから取り組みました。 

検討会で取り決めたものとしては、「感謝のメッセージカード」の導入と「業務慣習の見直し」があります。 

「感謝のメッセージカード」では手製のカードを用意し、業務を行う中で感謝を伝えたい時にカードを渡すようにしたところ、社員に好評で、今でも「感謝のメッセージカード」は続いています。さらに直接相手に言葉で伝えることが増え、社内のコミュニケーションが良くなりました。 

「業務慣習の見直し」については、例として「年末調整業務の見直し」「管理職面談の時間外開催の見直し」を行いました。どちらもなぜか今まで「定時後から始める」という暗黙のルールがあり、それが残業に繋がっていたので、早い段階でスケジュールを立て、時間内に実施するように意識や仕組みを変更しました。 

※「カエル会議」は株式会社ワーク・ライフバランスの登録商標です。 

チームで目指す目標（ありたい姿）を設定し、その目標達成に向けた課題を抽出して、改善案を考える会議です。

●今後に向けて

「感謝のメッセージカード」は、総務だけでなく他の部署でも好評な声もある一方で、浸透が十分でない面があるので、これを広げていくためにも、他部署での取組みも検討しています。 

また、今後の課題には、「年間休日日数の見直し」「モチベーションアップに繋がる制度導入」を掲げており、どちらも難しい内容ではありますが、会社に働きかけていきたいと思っています。 

今回の働き方改革実践モデル企業として、総務部がメインとして活動しましたが、今後、これを機に、総務部以外の部署でも働き方改革の推進に取り組めないか検討中です。 

今回、富山県が募集をしたこの事業において、（株）ワーク・ライフバランスさんからも力を借りて、大変有意義な活動ができました。これから取り組みたいとお考えの企業様は、「改革」という大きな言葉に引っ張られることなく、小さな、取り組みやすいことからぜひ始められては如何でしょうか。